Vous recrutez ? En tant qu’employeur vous vous demandez si vous pouvez demander le casier judiciaire de vos candidats ? Bonne nouvelle : c’est possible à condition de ne pas le conserver. La CNIL est claire sur ce point.
Petit rappel sur les différents bulletins du casier judiciaire
Il existe 3 bulletins différents, et tous n’ont pas le même usage :
Le bulletin n°1 (B1) : Il contient TOUTES les condamnations pénales. Réservé aux autorités judiciaires uniquement. Les employeurs n’y ont pas accès.
Le bulletin n°2 (B2) : Plus restreint, il ne contient que les condamnations les plus graves. Destiné aux autorités publiques et certains employeurs pour des postes spécifiques (contact avec des mineurs, fonctions sensibles). Il n’est accessible, même par la personne concernée que par l’intermédiaire d’une personne habilitée, uniquement si un texte en prévoit expressément la possibilité.
Le bulletin n°3 (B3) : Le plus « light » des trois. Peut être demandé par la personne elle-même. C’est celui que vous pouvez demander à consulter lors d’un entretien si cela est nécessaire en raison de la nature du poste.
Ce que vous pouvez faire (et ne pas faire) en tant qu’employeur
✅ Ce qui est autorisé
- En fonction de la nature du poste, et si cela semble pertinent demander à un candidat de produire son extrait de casier judiciaire (B3) lors d’un entretien
- Consulter le document pour vérifier les antécédents judiciaires
- Noter dans le fichier de gestion du personnel une simple mention « oui/non » pour attester de la vérification
❌ Ce qui est interdit
- Conserver une copie de l’extrait du casier judiciaire (
- Permettre que ces données fassent l’objet d’un traitement spécifique
- Scanner, photocopier ou garder le document sous quelque forme que ce soit
Exception : Pour certaines fonctions sensibles où le B2 est demandée, la loi peut prévoir une durée de conservation. Mais attention, en l’absence de texte spécifique, pas de conservation !
Privacy by Design : les bonnes pratiques pour la dématérialisation
Le casier judiciaire sera certainement transmis par voie électronique. Voici comment bien faire :
🔧 Mesures techniques à mettre en place
- Une Destruction automatique : Programmez la suppression du fichier après consultation
- Un Accès restreint : Seules les personnes habilitées peuvent consulter le document
- Une Traçabilité : Enregistrez qui a consulté quoi et quand
- Un Chiffrement : Sécurisez le fichier pendant sa durée de vie temporaire
📋 En pratique, comment faire ?
- Utiliser un espace de téléchargement spécifique pour le document ( Eviter la transmission par courriel)
- Prévoyez une case à cocher dans l’ERP attestant de la consultation (sans conservation du document)
- Implémentez un délai d’expiration automatique du lien de consultation
- Mettez en place un journal d’audit des consultations
Pourquoi ces règles existent ?
La CNIL applique ici le principe de minimisation des données : vous ne devez traiter que les informations strictement nécessaires, et pas plus longtemps que nécessaire. Le casier judiciaire contient des données sensibles, il faut donc les traiter avec précaution.
Rappel important : Une condamnation ne fait pas automatiquement obstacle à l’embauche. Seule une incompatibilité avec l’emploi proposé peut justifier un refus.
Que risquez-vous en cas de non-respect ?
La CNIL ne plaisante pas avec ces règles :
- Sanctions financières : jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial
- Poursuites judiciaires pour violation de la vie privée
- Responsabilité civile en cas de préjudice
En résumé
Vous pouvez demander le casier judiciaire, mais vous ne pouvez pas le garder. C’est aussi simple que ça ! Consultez, vérifiez, cochez une case dans votre fichier RH, et hop, direction la poubelle (ou la corbeille numérique avec destruction automatique).
La règle d’or : consultation oui, conservation non !
Cette note d’information ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Pour des situations spécifiques, consultez un avocat spécialisé.